LE COURRIER ÉLECTRONIQUE, UN OUTIL EFFICACE SI ...
Si on l'utilise convenablement, le courrier électronique est un moyen efficace, rapide et économique pour échanger avec vos coéquipiers ou pour adresser des demandes d'informations à des spécialistes. Voici quelques conseils :
- Visitez votre boîte aux lettres fréquemment voire quotidiennement, quelqu'un attend peut-être une réponse.
- Informez vos coéquipiers des contraintes qui restreignent votre accès au courrier électronique.
- Prévenez vos correspondants des périodes où vous ne pouvez avoir accès à votre boîte aux lettres. Des vacances prolongées ça s'annoncent.
- Répondez à vos messages dans les plus brefs délais par courtoisie et pour profiter de la rapidité du courrier électronique.
- Si vous ne pouvez y apporter immédiatement toute l'attention attendue, confirmez la réception d'un courriel en précisant que vous y répondrez sous peu, vous apaiserez l'angoisse de votre correspondant.
- Identifiez bien le destinataire si l'adresse électronique de votre interlocuteur est aussi utilisée par d'autres personnes (adresse électronique de l'établissement par exemple).
- Rédigez des messages clairs et concis (questions précises, tâches à accomplir, etc.). Pour ce faire, identifiez vos besoins ou précisez le travail attendu.
- Préciser la date à laquelle vous espérez une réponse tout en prenant en compte les contraintes de vos correspondants.
- Identifiez-vous convenablement sous la forme d'une signature comportant vos nom, adresse électronique, numéro de téléphone, formule de salutation, ...
- Exploitez les outils que vous offre votre logiciel de courriel (styles et couleurs des polices de caractères, surlignage, fabrication d'une liste d'adresses de tous vos coéquipiers, annexe de fichiers, etc.). Vous pourrez ainsi transmettre vos fichiers de textes et d'images, ajouter vos suggestions aux textes de travail, identifier vos corrections dans le texte que vous transmettrez au membre responsable de la rédaction finale, ...
- Évitez de heurter les destinataires de votre message, soyez diplomate et poli.
Notes :
- Une adresse électronique ne comporte jamais des espaces vides et des caractères accentués. Elle est toujours constituée d'un nom d'usager suivi du symbole arobas « @ » et du domaine du fournisseur d'accès à Internet.
Exemples :
- votre.nom_d'usager@domaine du fournissseur
- claudedelisle@videotron.ca
- claude.delisle@vidottron.ca (fictive)
- c_delisle@hotmail.com (fictive)
- Sachez distinguer une adresse de courrier électronique d'une adresse de site Internet :
- adresse de courriel telle : claudedelisle@videotron.ca
- adresses de site Internet telles : http://www.tarteauxfruits.fr ou http://tartealacreme.qc.ca
- Vous trouverez dans notre Livret de signets des fournisseurs d'adresses électroniques gratuites.
- Pour en apprendre plus sur l'utilisation du courrier électronique :
Inspiré de : BIBEAU Robert. Le courrier électronique comme outil de travail.